En quoi consiste la certification d’un logiciel de caisse ?

Avec l'augmentation de la fraude fiscale, en particulier la fraude à la TVA, les autorités fiscales ont renforcé les exigences concernant la certification des logiciels de caisse. À partir de la loi de finances 2025, la certification des logiciels de caisse devient obligatoire pour garantir leur conformité aux normes fiscales, notamment en matière d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

La certification d’un logiciel de caisse vise principalement à prévenir la fraude fiscale, en garantissant que les données transactionnelles enregistrées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées sans trace. Les commerçants et entreprises assujettis à la TVA doivent impérativement respecter cette nouvelle réglementation, sous peine de sanctions.

La loi de finances 2025 modifie les règles de certification des logiciels de caisse, supprimant l'option d'auto-certification et imposant une certification délivrée par un organisme accrédité. Cette mesure est mise en place pour renforcer la transparence et faciliter les contrôles fiscaux, afin de garantir l'intégrité des données utilisées par l'administration fiscale.

Les entreprises qui ne se conforment pas à cette obligation risquent une amende pouvant atteindre 7 500 € par logiciel non certifié, une amende qui peut être renouvelée si la mise en conformité n'est pas réalisée dans un délai de 60 jours.

Un logiciel de caisse certifié doit répondre à plusieurs critères essentiels, définis par la norme NF525 :

• Inaltérabilité des données : Les données transactionnelles doivent être inaltérables, c'est-à-dire qu'il ne doit pas être possible de les modifier ou de les effacer sans laisser de trace.
• Sécurisation : Les informations doivent être protégées contre toute falsification ou manipulation malveillante.
• Conservation : Les données de caisse doivent être conservées pendant une période de 6 ans, afin de garantir la traçabilité et permettre les contrôles fiscaux.
• Archivage : Les données archivées doivent être accessibles de manière sécurisée et conservées dans un format ouvert pour assurer leur intégrité et faciliter leur consultation par les autorités fiscales.

Le respect de ces critères doit être attesté par un certificat délivré par un organisme accrédité, tel que Infocert ou LNE. Ce certificat assure que le logiciel de caisse respecte les exigences imposées par la réglementation fiscale et permet de sécuriser les données enregistrées dans le système de caisse.

Le processus de certification d’un logiciel de caisse passe par plusieurs étapes :

1. Choix d'un organisme accrédité : Les entreprises doivent choisir un organisme accrédité pour effectuer la certification de leur logiciel de caisse.
2. Démarche de certification : L'éditeur du logiciel doit soumettre une demande de certification en fournissant toutes les informations nécessaires sur les fonctionnalités du logiciel et les mesures de sécurité mises en place.
3. Audit de conformité : L'organisme accrédité procède à un audit pour vérifier que le logiciel respecte les normes requises, notamment en matière de sécurisation, inaltérabilité, conservation et archivage des données.
4. Obtention du certificat : Une fois l’audit réalisé avec succès, le certificat est délivré, attestant de la conformité du logiciel aux exigences légales.

Une fois certifié, le logiciel de caisse doit être régulièrement mis à jour pour maintenir sa conformité aux normes en vigueur. Chaque mise à jour importante nécessitant un nouveau certificat délivré par l’organisme accrédité, garantissant que la version utilisée reste conforme à la réglementation.

Les entreprises qui ne respectent pas l'obligation de certification encourent de sévères sanctions fiscales :

• Amende de 7 500 € par logiciel non certifié. Cette amende peut être doublée si la mise en conformité n’est pas réalisée dans les 60 jours suivant un contrôle fiscal.
• En cas de faux certificat, les sanctions sont encore plus graves, avec une amende de 45 000 € et une peine de prison pouvant aller jusqu’à 3 ans.
• Contrôle fiscal : En cas de non-conformité, l'administration fiscale peut rejeter la comptabilité de l’entreprise et appliquer une taxation d'office sur les recettes non déclarées.

Les entreprises doivent anticiper les exigences de la certification des logiciels de caisse, non seulement pour éviter les sanctions mais aussi pour garantir un système de gestion des données fiable et conforme aux exigences légales.