Logiciel de caisse : obligations et conformité

L’utilisation d’une caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?
Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse conforme ?
Quel justificatif faut-il conserver : certificat NF525 ou attestation de l’éditeur ?
Comment vérifier que son justificatif de conformité est valable ?
Quelles sanctions en cas de défaut de justificatif ?
FAQ : réglementation des caisses enregistreuses

💡 L’essentiel à retenir :

L’obligation d'une caisse enregistreuse porte sur le logiciel ou système de caisse, pas sur la machine physique.
NF525 est une certification ; elle ne doit pas être confondue avec l’attestation individuelle de l’éditeur.
Depuis le 21 février 2026, l’attestation de l’éditeur est à nouveau admise comme justificatif, sous les conditions prévues par l’administration.
Le défaut de justification peut entraîner une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné.

L’obligation liée à la caisse enregistreuse concerne les professionnels qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers avec un logiciel ou système de caisse et qui entrent dans le champ du dispositif fiscal. Depuis le 1er janvier 2018, leur outil doit respecter les exigences de sécurisation des données. La loi n’impose toutefois pas de s’équiper d’une caisse. Pour un professionnel concerné, la conformité des logiciels de caisse doit être justifiée par un certificat ou une attestation individuelle de l’éditeur.

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L’utilisation d’une caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?

La réglementation n’impose pas aux professionnels de s’équiper d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de caisse. Le suivi des encaissements peut être réalisé sur un support papier, sous réserve du respect des obligations comptables applicables. Lorsqu’un professionnel soumis au dispositif utilise un logiciel ou un système de caisse, il doit toutefois justifier de sa conformité aux exigences fiscales. Cette obligation s’applique indépendamment du matériel utilisé : caisse tactile, ordinateur ou tablette.

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Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse conforme ?

L’obligation vise les professionnels qui réunissent les conditions suivantes, sous réserve des exceptions prévues :

Être assujetti à la TVA.
Réaliser des ventes ou prestations auprès de clients particuliers.
Enregistrer leurs règlements au moyen d’un logiciel ou système de caisse.

Cette obligation peut notamment concerner les établissements utilisant un logiciel de caisse pour restaurant ou un logiciel de caisse pour commerce ou magasin. Elle peut également s’appliquer aux boulangeries et aux salons de coiffure. Le secteur d’activité ne suffit toutefois pas à déterminer l’obligation : les conditions d’assujettissement et les éventuelles exemptions doivent être vérifiées.

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Quels professionnels bénéficient d’une exception ?

Situation	Application du dispositif
Activité exclusivement réalisée avec des professionnels et faisant l’objet d’une facturation obligatoire	Hors du champ du dispositif
Franchise en base de TVA	Exemption
Opérations exclusivement exonérées de TVA	Exemption
Régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole	Exemption
Activité associant clients professionnels et particuliers	Obligation possible pour les encaissements concernés, selon les autres conditions

Le statut de micro-entrepreneur ne suffit pas, à lui seul, à déterminer une exemption : le régime de TVA applicable doit être vérifié. Une dispense administrative existe également lorsque l’intégralité des paiements est intermédiée par un établissement bancaire établi en France ou dans un autre État de l’Union européenne, dans les conditions prévues par l’administration.

Quel justificatif faut-il conserver : certificat NF525 ou attestation de l’éditeur ?

Pour un professionnel soumis au dispositif, deux voies permettent de justifier la conformité :

Un certificat délivré par un organisme accrédité, notamment dans le cadre d’une certification NF525 ou LNE.
Une attestation individuelle de l’éditeur, conforme au modèle fixé par l’administration fiscale.

La loi de finances pour 2026 a rétabli cette seconde possibilité à compter du 21 février 2026. Il ne faut donc pas présenter la certification NF525 comme l’unique justificatif admis. L’expression « attestation NF525 » prête à confusion : le certificat NF525 et l’attestation individuelle de l’éditeur sont deux documents distincts. La conformité porte sur quatre exigences : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. La certification d’un logiciel de caisse fait intervenir un organisme tiers pour vérifier le respect des exigences applicables.

Caisse enregistreuse et documents de conformité

Comment vérifier que son justificatif de conformité est valable ?

Avant d’acheter un logiciel, demandez au fournisseur le document couvrant la solution proposée. Pour une installation existante, rapprochez le justificatif de la version réellement utilisée. Les vérifications à effectuer sont les suivantes :

Identifier le logiciel et sa version dans le document.
Vérifier que les fonctions d’encaissement utilisées sont couvertes.
Pour un certificat, identifier l’organisme certificateur et le périmètre certifié.
Pour une attestation, vérifier sa conformité au modèle BOI-LETTRE-000242 et compléter la partie réservée à l’entreprise utilisatrice.
Conserver le justificatif pour pouvoir le présenter lors d’un contrôle.

Le modèle d’attestation comporte deux volets : l’un rempli et signé par l’éditeur ou l’intégrateur concerné, l’autre par l’entreprise utilisatrice. Les deux doivent être disponibles. Une mention commerciale « conforme à la loi antifraude » ne remplace pas le justificatif exigé. Après une évolution majeure touchant les fonctions de sécurisation, vérifiez auprès de l’éditeur que le document couvre toujours la version utilisée. Le choix d’un logiciel de caisse certifié repose également sur les fonctionnalités adaptées à l’activité et la compatibilité avec le matériel existant.

Quelles sanctions en cas de défaut de justificatif ?

Le défaut de justification de la conformité expose le professionnel à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. En cas de défaut de présentation du justificatif de conformité, deux délais doivent être distingués :

30 jours pour présenter les justificatifs : à la suite d’un contrôle inopiné, le professionnel dispose de ce délai pour formuler ses observations et transmettre, le cas échéant, le certificat ou l’attestation demandé. Si les justificatifs requis sont fournis dans ce délai, l’amende n’est pas appliquée.
60 jours pour se mettre en conformité après application de l’amende : si le manquement persiste à l’issue de ce délai, le professionnel s’expose à une nouvelle amende.

Les 60 jours ne constituent donc pas un délai permettant d’éviter automatiquement la première amende. L’utilisation frauduleuse d’un logiciel ou la présentation volontaire d’un faux justificatif peuvent entraîner des sanctions supplémentaires, distinctes du simple défaut de document.

FAQ : réglementation des caisses enregistreuses

Faut-il faire certifier soi-même le logiciel utilisé ?

En principe, la démarche de certification relève de l’éditeur. Le commerçant doit obtenir et conserver le justificatif correspondant au logiciel utilisé.

Faut-il remplacer une caisse déjà installée ?

Pas systématiquement. Demandez au fournisseur si la solution peut être mise en conformité par une mise à jour. Un remplacement doit être envisagé si la configuration ne permet pas de respecter les exigences applicables.

Les balances de commerce sont-elles concernées ?

Une balance qui réalise uniquement une pesée n’entre pas dans ce dispositif à ce seul titre. Si elle mémorise les règlements, sa fonction de caisse doit être examinée. L’obligation dépend donc des fonctions réellement utilisées.

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