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Les logiciels de caisse certifiés sécurisent les informations de paiement des entreprises. Dans les secteurs soumis à des réglementations strictes, comme la santé ou la finance, cette homologation garantit la préservation des informations sensibles.
Grâce à l’attestation du logiciel de caisse NF525 de l'article 88 de la Loi des Finances, une société accroît sa crédibilité. Cela améliore les opportunités d’affaires et renforce la confiance des partenaires.
Qui sont concernés par l'article 88 de la Loi des Finances ?
La certification d'un logiciel de caisse concerne les commerçants et professionnels assujettis à la TVA. Elle garantit la conformité aux normes fiscales et assure la traçabilité des transactions.
Un logiciel d’encaissement certifié permet aux :
- Magasins d’enregistrer les ventes, de gérer les stocks en temps réel et de simplifier les échanges avec les clients.
- Restaurants de prendre facilement les commandes et de suivre les stocks d'ingrédients.
- Prestataires de services, comme les salons de coiffure, les instituts de beauté et les spas de contrôler les services fournis à chaque client.
- Hôtels et motels d’enregistrer les arrivées et les départs des clients.
- Entreprises de divertissement, telles que les cinémas, les théâtres et les parcs d'attractions de vendre les billets.
Aucune loi n’oblige à l’utilisation d’une caisse enregistreuse. Il est possible d’opter pour un carnet à souche et d’y détailler les règlements en 2 exemplaires pour chaque client. Cette méthode reste peu pratique, à moins d’avoir un volume de clientèle très bas.
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Quels sont les avantages d’un logiciel de caisse certifié ?
La certification NF525 offre aux entreprises :
- Confiance accrue des clients en démontrant l'engagement envers la sécurité des données. Un logiciel d’encaissement certifié prévient la fraude grâce à des méthodes d’encodage robustes. Le cryptage AES chiffre par exemple les renseignements confidentiels stockés dans le système.
- Conformité réglementaire pour fournir des rapports détaillés sur les ventes et les paiements en cas d'audit fiscal afin d’éviter les sanctions.
- Amélioration de l'image de marque, en témoignant la fiabilité et la transparence des opérations. Cette attestation du logiciel de caisse démontre un niveau élevé de professionnalisme et de souci pour la qualité des services offerts.
Comment vérifier la conformité d'un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse certifié doit répondre à 3 critères de l’attestation NF525 :
- Conservation des données pendant au moins 6 ans, avec des clôtures régulières.
- Archivage pour fixer et dater les données.
- Inaltérabilité des données, sans possibilité de modification ou de suppression.
La mise en conformité d'un logiciel d’encaissement certifié dépend du matériel utilisé. Si une caisse enregistreuse possède déjà un système, une mise à jour suffit. Par ailleurs, une caisse traditionnelle incompatible avec un logiciel doit être remplacée. Cette exigence s'applique également aux systèmes de pesage intégrés aux processus de facturation. En cas de contrôle, il est obligatoire de présenter une déclaration d'homologation.
Quelles sont les sanctions liées à la non-conformité des caisses enregistreuses ?
L'auto certification d'un logiciel de caisse par l'éditeur est aussi acceptée, sous réserve de conformité aux normes NF525. Les risques de non-conformité incluent une amende de 7 500 €.
Lors de l'encaissement des règlements des clients, plusieurs obligations doivent être respectées pour se conformer aux exigences d'un éventuel contrôle fiscal :
- Présentation d'une note en 2 exemplaires : une à remettre au client et une autre pour la comptabilité.
- Pour les transactions supérieures à 25 € TTC, l'exemplaire client doit obligatoirement être remis.
- Pour les transactions inférieures à 25 € TTC, l'exemplaire client doit être remis si le client en fait la demande.
- Certification effectuée par un organisme accrédité par l'administration.
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