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L’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire pour les commerces, mais elle est recommandée, voire indispensable pour les commerçants effectuant des ventes aux particuliers. En plus d’assurer l’encaissement des paiements, la caisse enregistreuse permet d’optimiser la comptabilité et de respecter aisément les obligations fiscales. Les modèles proposés par les fournisseurs de caisses enregistreuses se diversifient selon le design et les options intégrées.
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Quelles sont les normes et réglementations concernant les caisses enregistreuses ?
L’article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 stipule que tous les commerces ou sociétés enregistrant le règlement de leurs clients au moyen d’une caisse enregistreuse doivent utiliser un logiciel de caisse certifié. Cette loi vise à lutter contre les fraudes à la taxe sur les ventes.
Les entreprises concernées par cette loi de caisse enregistreuse obligatoire sont les entreprises soumises à la TVA, qui vendent des produits ou des prestations et qui encaissent des espèces. Ainsi, lors d'une acquisition, il ne suffit pas de demander combien coûte une caisse enregistreuse ou de comprendre comment fonctionne une caisse enregistreuse tactile, puisqu'en cas d’inspection, une entreprise utilisant un logiciel de caisse non certifié encourt une amende de 7 500 €.
Quels sont les critères de certification des logiciels de caisse ?
Tous les types de logiciels utilisés dans ce secteur sont régis par des normes spécifiques, qu'ils soient destinés aux caisses enregistreuses pour fast-food, aux caisses pour café ou pour d'autres modèles de caisse. La loi BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 indique qu’un logiciel de caisse certifié doit répondre à 4 critères :
- Inaltérabilité : le logiciel doit enregistrer l’ensemble des données relatives aux transactions, les conserver et les rendre inaltérables.
- Sécurisation : le logiciel doit sécuriser toutes les données incluant les données d’origine et les données de modification.
- Conservation : le logiciel de caisse est tenu de prévoir une clôture journalière, mensuelle et annuelle. Ces données cumulées sont calculées par le logiciel et conservées dans une archive.
- Archivage : le logiciel doit présenter une production d’archives complète des données de règlement et garantir une traçabilité des opérations d’archivage en suivant un procédé fiable.
Quels sont les organismes de certification de logiciel de caisse ?
Deux organismes disposent d’une accréditation de la COFRAC (Comité Française d’Accréditation) pour certifier les logiciels de caisse des magasins ou des boutiques. Ces organismes mettent en œuvre un audit strict du logiciel de caisse en examinant tous les points de contrôle du référentiel.
L’AFNOR avec le référentiel NF525
La caisse enregistreuse norme NF 525 requiert le respect des normes ISO9001 et ISO/CEI 2505.
Une caisse enregistreuse certifiée NF 525 doit permettre :
- La sécurisation de l’enregistrement des données concernant l’encaissement,
- La signature électronique des enregistrements des pièces justificatives,
- L’impression de la signature et du numéro de certificat sur le ticket,
- La création d’un journal d’événements techniques,
- L’archivage et la conservation des données d’encaissement.
Le prix d’une caisse enregistreuse NF525 commence à partir de 800 €. Le prix d'une caisse de sortie pour magasin est un facteur à prendre en compte lors de l'acquisition d'une caisse enregistreuse.
Le laboratoire national de métrologie et d’essais LNE
La certification LNE s’applique aux caisses enregistreuses, aux logiciels d’encaissement et aux instruments de pesage ou de mesure intégrant un dispositif d’encaissement.
La certification LNE offre :
- Un référentiel démontrant la conformité aux exigences réglementaires,
- Une preuve de la conformité par un organisme accrédité et reconnu en matière de certification de produits,
- Des auditeurs compétents en matière de réglementations de caisses enregistreuses et de sécurité de l’information,
- La possibilité de mutualiser les évaluations avec des certifications volontaires de système de management de la qualité à l’exemple de l’ISO 9001 ou l’ISO 27001.
Qu’est-ce que l’auto-certification de logiciel de caisse ?
L’éditeur du logiciel de caisse peut directement fournir une attestation individuelle à chacun de ses clients. Il s’agit de la certification éditeur ou auto-certification.
Cette attestation certifie que toutes les versions du logiciel ont été mises en conformité avec la loi. Ce document s’obtient sur demande du client et est conforme au modèle fixé par l’administration.
L’attestation doit être en langue française ou accompagnée d’une traduction en français si elle est en langue étrangère.
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