Machine à affranchir : Fonctionnement détaillé

Quel est le principe de fonctionnement d’une machine à affranchir ?
Quels sont les prérequis avant d'affranchir du courrier ?
Comment utiliser une machine à affranchir ?
Où déposer le courrier après affranchissement machine ?
FAQ : machine à affranchir en entreprise

💡 Ce qu'il faut retenir :

Une machine à affranchir imprime directement une empreinte sur l'enveloppe ou sur une étiquette autocollante, en remplacement du timbre, après avoir calculé le tarif selon le poids et le service choisi.
La machine se connecte au système informatisé de La Poste pour mettre à jour les tarifs, transmettre les télérelevés et enregistrer chaque affranchissement à des fins de facturation.
Avant de l'utiliser, l'entreprise doit disposer d'un contrat de location auprès d'un concessionnaire agréé et d'une connexion Internet active pour garantir la synchronisation des données.
Le flux complet d'affranchissement comprend : pesée → sélection du service → calcul du tarif → impression → dépôt ou collecte.
Selon le type d'envoi (colis, lettre suivie, recommandé, international), les options sélectionnées et les modalités de dépôt varient selon le contrat et le service postal activé.
Le dépôt du courrier affranchi s'effectue en boîte aux lettres publique pour les petits volumes, ou dans un établissement postal désigné ou via une collecte en entreprise pour les volumes plus importants.

Le fonctionnement d'une machine à affranchir repose sur un cycle automatisé qui couvre la pesée du pli, le calcul du tarif postal, l'impression de l'empreinte et l'enregistrement de chaque opération. En entreprise, cet équipement remplace l'achat de timbres et centralise le traitement de l'ensemble des envois quotidiens. Il donne accès à plusieurs services postaux :

Les envois de courrier standard en France.
Les envois suivis de lettres et de colis, en France et à l'international.
Les envois de communications publicitaires adressées.

Obtenez un devis pour une machine à affranchir

Quel est le principe de fonctionnement d’une machine à affranchir ?

Une machine à affranchir professionnelle se connecte en permanence au système informatisé de La Poste pour trois fonctions clés :

Transmettre le télérelevé des affranchissements réalisés, qui sert de base à la facturation mensuelle des consommations postales.
Mettre à jour automatiquement les tarifs postaux dès qu'un changement intervient, pour garantir la conformité de chaque empreinte.
Enregistrer chaque opération afin de permettre un suivi budgétaire par service ou par centre de coûts, selon les capacités du modèle.

Cette connexion permanente nécessite un accès Internet actif. Sans réseau, les mises à jour tarifaires ne sont pas appliquées et les affranchissements peuvent devenir non conformes. Une affranchisseuse intègre généralement plusieurs équipements dont :

Un pèse-lettres ou pèse-colis (intégré ou déporté selon les modèles).
Une imprimante d'étiquettes pour les plis épais, les colis ou les envois ne passant pas directement dans la machine.
Une plateforme de réception pour les plis.
Un écran tactile pour piloter l'ensemble des opérations.

Pour chaque envoi, la machine à affranchir réalise les étapes suivantes :

Pesée du courrier ou du colis pour déterminer le tarif exact applicable.
Sélection du compte utilisateur, si la machine gère plusieurs services ou centres de coûts.
Choix du type d'affranchissement (lettre prioritaire, lettre suivie, recommandé, envoi international, colis) depuis l'écran.
Impression de l'empreinte directement sur l'enveloppe ou sur une étiquette autocollante à coller sur le pli ou le colis.
Enregistrement de l'opération, qui alimente le relevé de consommation transmis à La Poste pour la facturation.

Vous êtes fournisseur de machine à affranchir ?

Recevez des demandes de devis qualifiées de pros en recherche active.

Des milliers de demandes chaque mois. Zéro prospection à froid.

Recevoir des leads

Quels sont les prérequis avant d'affranchir du courrier ?

L'utilisation d'une machine à affranchir en entreprise repose sur plusieurs conditions à réunir avant la première opération. La machine est obtenue via un concessionnaire agréé par La Poste, dans le cadre d'un contrat de location généralement conclu pour une durée d'un à deux ans. Ce contrat couvre la mise à disposition de l'équipement et, selon les termes négociés, peut inclure la maintenance préventive, les mises à jour logicielles et l'assistance technique. Avant toute utilisation, les points suivants doivent être vérifiés :

Connexion Internet active : indispensable pour la synchronisation des tarifs, les télérelevés et les mises à jour logicielles.
Compte ouvert auprès de La Poste : la machine est activée dans le cadre d'une relation contractuelle entre l'entreprise et La Poste, qui gère la facturation des affranchissements.
Paramétrage des comptes utilisateurs : selon le modèle, il est possible de configurer plusieurs comptes ou centres de coûts pour répartir les dépenses d'affranchissement par service.
Consommables disponibles : encre, étiquettes autocollantes et enveloppes doivent être approvisionnés selon le volume d'envois quotidien.

Voir nos machines à affranchir

Comment utiliser une machine à affranchir ?

Quel que soit le type d'envoi traité, l'affranchissement machine suit une procédure commune : peser le pli, sélectionner le service postal adapté sur l'écran, valider le tarif calculé, puis imprimer l'empreinte. Selon le modèle et le service choisi, l'impression s'effectue directement sur l'enveloppe ou sur une étiquette à coller sur le support. Le mode de dépôt varie ensuite selon le service activé et les modalités prévues au contrat.

Envoyer un colis avec une machine à affranchir

Pour les envois de colis, l'affranchisseuse utilise généralement l'impression sur étiquette autocollante, le colis ne pouvant pas passer directement dans la machine. La balance intégrée ou déportée pèse le colis pour déterminer le tarif selon le poids et la destination. La procédure générique comprend les étapes suivantes :

Déposer le colis sur la balance pour obtenir son poids exact.
Sélectionner le service colis adapté à la destination et aux options souhaitées (suivi, délai, remise contre signature).
Valider le tarif calculé par la machine.
Imprimer l'étiquette d'affranchissement et la coller sur le colis.
Déposer le colis selon les modalités prévues au contrat : en point de dépôt habilité ou via collecte en entreprise, selon le volume d'envois quotidien.

Les machine affranchir colis sont adaptées aux structures traitant des volumes réguliers, avec des balances dont la capacité varie selon les modèles pour couvrir différentes plages de poids.

Envoyer une lettre suivie avec une machine à affranchir

Pour affranchir une lettre avec option de suivi, la machine calcule le tarif correspondant au service de lettre avec suivi sélectionné sur l'écran, en tenant compte du poids du pli. Ce service génère un numéro de suivi consultable en ligne pour tracer les étapes d'acheminement jusqu'à la remise au destinataire. La procédure comprend les étapes suivantes :

Peser la lettre sur la balance intégrée pour déterminer le tarif exact.
Sélectionner l'option de suivi sur l'écran de la machine depuis le menu des services disponibles.
Valider le tarif affiché et lancer l'impression de l'empreinte sur l'enveloppe.
Si le service sélectionné requiert un identifiant distinct sous forme de code-barres, procéder à sa génération selon les modalités prévues au contrat avec La Poste.
Déposer la lettre selon le mode de dépôt adapté au service activé.

Certains modèles n'impriment que le montant de l'affranchissement sans générer de code-barres de suivi. Dans ce cas, l'obtention du numéro de suivi nécessite une démarche spécifique auprès de La Poste selon les termes du contrat.

Envoyer un courrier recommandé avec une machine à affranchir

Pour affranchir un courrier recommandé, la machine permet de sélectionner le niveau de recommandation souhaité et d'y ajouter une option d'avis de réception si le service est activé dans le contrat. Le recommandé assure une preuve de dépôt et, selon le niveau choisi, une indemnisation en cas de perte ou d'avarie. La procédure comprend les étapes suivantes :

Peser le pli pour calculer le tarif en fonction du poids.
Sélectionner le service recommandé sur l'écran et choisir le niveau adapté aux garanties souhaitées.
Activer l'option avis de réception si une confirmation de remise au destinataire est requise.
Valider les options sélectionnées et imprimer l'empreinte sur l'enveloppe ou sur une étiquette selon le support utilisé.
Déposer le pli recommandé dans un point de dépôt habilité, le dépôt en boîte aux lettres publique n'étant pas admis pour ce type d'envoi.

Certains envois recommandés nécessitent un support spécifique, tel qu'une liasse recommandée, à préparer avant le passage à la machine. Les modalités exactes dépendent des services activés dans le cadre du contrat.

Envoyer un courrier international avec une machine à affranchir

Pour un envoi à l'international, la machine à affranchir calcule le tarif en fonction de la zone de destination et du type de pli sélectionné. Les envois internationaux se distinguent des envois France par des grilles tarifaires spécifiques et, selon la destination, par des obligations supplémentaires. La procédure comprend les étapes suivantes :

Peser le pli ou le paquet pour déterminer le tarif applicable selon le poids et la destination.
Sélectionner le service international sur l'écran, en précisant la zone ou le pays de destination.
Choisir le type d'envoi : lettre ou paquet, avec ou sans option de suivi selon le service disponible.
Ajouter l'option recommandé avec ou sans avis de réception si le service l'autorise pour la destination choisie.
Valider le tarif et imprimer l'empreinte d'affranchissement sur l'enveloppe ou sur une étiquette.

Pour les envois de marchandises à destination de pays hors Union européenne ou de certains territoires d'Outre-mer, une déclaration en douane doit être jointe au pli selon la nature du contenu. Le suivi de l'envoi peut s'arrêter à la frontière française pour certaines destinations, la prise en charge étant ensuite assurée par l'opérateur postal local.

Où déposer le courrier après affranchissement machine ?

Une fois l'affranchir du courrier réalisé, le mode de dépôt dépend du type d'envoi, du volume traité et des modalités définies dans le contrat. Trois solutions coexistent selon les configurations :

Boîte aux lettres publique : accessible pour les machines de type tpMAc traitant de faibles volumes de lettres simples ou suivies. Les recommandés et les colis ne sont pas admis en boîte aux lettres.
Point de dépôt ou établissement postal désigné : requis pour les machines pMAc et MAI, ainsi que pour tous les envois recommandés, les colis et les formats hors normes. L'établissement de dépôt est précisé lors de la souscription du contrat.
Collecte en entreprise : le facteur ou un prestataire récupère le courrier affranchi directement dans les locaux, du lundi au samedi selon les offres. Ce service est proposé à partir d'un volume quotidien régulier et donne lieu à une facturation spécifique, en dehors du coût d'affranchissement.

Pour les entreprises dont le volume de consommation annuelle dépasse un seuil défini au contrat, le dépôt s'effectue dans un établissement d'attache désigné, chargé du contrôle et de la prise en charge du courrier affranchi.

FAQ : machine à affranchir en entreprise

Le télérelevé sert-il à la facturation des affranchissements ?

Oui. La machine affranchir entreprise transmet automatiquement les données de consommation à La Poste via le télérelevé. Ce relevé recense chaque opération d'affranchissement réalisée et permet à La Poste d'établir une facture mensuelle correspondant aux envois effectifs. La connexion Internet de la machine garantit aussi la mise à jour des tarifs postaux en temps réel. Sans connexion active, les tarifs appliqués risquent de ne plus être conformes, ce qui peut entraîner le rejet de certains plis à l'acheminement.

Quand imprimer sur enveloppe et quand utiliser une étiquette ?

L'impression directe sur l'enveloppe convient aux envois standards dont le format passe dans la machine. L'étiquette autocollante s'utilise pour les plis épais ou rigides, les colis et tout support ne pouvant pas transiter par l'imprimante intégrée. Pour l'affranchissement machine, l'étiquette offre aussi une souplesse pratique lorsque les envois sont préparés à l'avance et collés sur les supports en dehors du flux habituel. Le choix entre les deux modes dépend du type de pli traité et des capacités du modèle installé.

Peut-on affranchir un recommandé avec avis de réception ?

Oui, selon les services activés dans le contrat. La machine permet de sélectionner l'option avis de réception au moment de choisir le niveau de recommandation. Une fois l'empreinte imprimée, le pli doit être déposé dans un point de dépôt habilité, le dépôt en boîte aux lettres publique n'étant pas autorisé pour les recommandés. Des supports spécifiques, tels qu'une liasse recommandée, peuvent être requis selon le service sélectionné.

Comment se passe l'affranchissement international en pratique ?

Sur la machine à affranchir, l'affranchissement international se déroule de façon similaire à un envoi France, avec des étapes supplémentaires liées à la destination. La zone géographique ou le pays de destination est sélectionné pour appliquer le bon tarif. Le type d'envoi (lettre ou paquet) et les options de suivi ou de recommandé sont ensuite choisis selon les services disponibles pour ce pays. Pour les envois de marchandises hors Union européenne, une déclaration en douane doit accompagner le pli. Le suivi peut être partiel selon la destination, certains pays prenant le relais à la frontière via leur opérateur postal local.

HelloproDécouvrez d'autres guides expert