Le fonctionnement d'une machine à affranchir est automatique. Elle se connecte au serveur de La Poste et peut accéder aux différents services d’affranchissement disponibles. Ce sont notamment :
Les services d’envois de courrier standard en France
Les envois suivis de colis en local et à l’international
Les envois de communications publicitaires adressées.
Devis pour une machine à affranchir
Quel est le principe de fonctionnement d’une machine à affranchir ?
Une machine à affranchir professionnelle se connecte en permanence au service informatisé de La Poste :
Pour assurer le télérelevé des dépenses relatives à l’affranchissement de l’entreprise cliente
Pour simplifier l’envoi des factures correspondant à la prestation
Pour mettre à jour les tarifs postaux en cas de changement.
Une affranchisseuse intègre également plusieurs équipements dont :
Une sélection du compte utilisateur pour l’affranchissement.
Le choix du type d’affranchissement depuis l’écran (lettre prioritaire ou recommandée, lettre simple, suivie, chronopost, collissimo pour la France ou bien collissimo international).
L’impression du timbre, soit directement sur l’enveloppe, soit sur une étiquette à coller sur le pli.
Le dépôt de courrier, qui varie en fonction du type de machine à timbrer loué, le volume d’envois par jour et les services postaux utilisés.
La facturation des différentes étapes d’affranchissement répertoriées par la machine. Ce relevé permet à l’entreprise de gérer sa consommation et de faire un suivi de son paiement.
Comment utiliser une machine à affranchir ?
Envoyer un colis avec une machine à affranchir
Une affranchisseuse, pour des expéditions à partir de 30 kg par jour, comporte souvent un plateau de pesée, une balance pouvant peser des colis entre 2 et 10 kg.
Chez des fournisseurs comme Quadient France, des systèmes d’affranchissement plus performants sont accessibles à la location.
Envoyer une lettre suivie avec une machine à affranchir
Dans le cas d’une lettre suivie, la machine affranchit uniquement le tarif postal souhaité avant la pesée. Si des codes-barres sont nécessaires, une demande doit être adressée à La Poste. Pour plus de simplicité, il est également possible de louer une affranchisseuse chez Pitney Bowes, avec le modèle DM220, par exemple.
Avec ce type d’appareil, il suffit d’entrer le mot de passe pour le déverrouillage, d’appuyer sur le bouton Classe, sur Courrier Secur, puis sur Lettre Suivie. Un simple appui sur le bouton Valider finalise le processus.
Envoyer un courrier recommandé avec une machine à affranchir
Pour affranchir un courrier recommandé, il faut :
Un support recommandé
Un timbre.
Cependant, il faut surtout affranchir le pli, calculer le poids du courrier et choisir les garanties nécessaires au cours du processus.
Avec une machine dédiée, il faut notamment :
Entrer le mot de passe de déverrouillage
Choisir le bouton Classe
Appuyer sur Courrier FR
Appuyer sur la touche Page bas
Choisir Lettre REC
Sélectionner parmi les options, telles que Recommandé 1, Recommandé 2 ou Recommandé 3
Choisir le bouton AVIS en cas d’ajout d’« un avis de réception »
Valider la sélection et procéder à l’affranchissement.
Envoyer un courrier international avec une machine à affranchir
L’expédition d’un courrier recommandé à l’international avec une affranchisseuse de chez Pitney Bowes se déroule généralement comme suit :
Choisir l’option Classe
Choisir ensuite le bouton Courrier EXP
Appuyer sur Cou Int Prio
Choisir l’option Lettre ou Paquet
Sélectionner la zone de destination
Choisir l’option d’envoi en recommandé
Choisir également Avis s’il est nécessaire d’ajouter « un avis de réception »
Valider la sélection et passer tout de suite à l’affranchissement du courrier international.
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