CONSEIL D'EXPERT

Combien coûte une machine à affranchir ?

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Le prix de location d’une machine à affranchir s’estime entre 25 et 300 euros hors taxe par mois.

Une machine à affranchir ou affranchisseuse ou timbreuse est un appareil bureautique permettant de peser puis d’apposer des marques postales directement au sein de l’entreprise sur des envois de courrier. L’outil présente plusieurs avantages :
  • Moins de déplacement au comptoir postal
  • Une installation rapide
  • Une utilisation simplifiée.

Quel est le prix d’une machine à affranchir et quels sont les principaux types d’affranchisseuses existants ?

Estimation de prix
Entre 25 et 300 euros HT par mois à la location
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Une machine à timbrer se vend entre 25 et 300 euros hors taxe par mois à la location. Le prix de location d’une affranchisseuse varie selon des paramètres, à savoir :
  • Le type de la machine à affranchir (MAi, pMAc ou tpMAc)
  • Le tarif d’acquisition des matériels complémentaires
  • Les diverses dépenses annexes (comprenant les fournitures de bureau nécessaires, la redevance postale et autres éléments indispensables)
  • Le prix de la personnalisation de l’empreinte qui remplace le timbre-poste traditionnel.

Le MAi (Machine à Affranchir Intelligente)

Estimation de prix
Environ 300 euros HT par mois
Le prix de location d’une MAi peut atteindre 300 euros HT par mois.

Ce modèle d’affranchisseuse dispose de plus de fonctionnalités que les machines à affranchir ordinaires. Ils sont destinés aux entreprises avec un volume d’affranchissement supérieur à 200 plis par jour. Cependant, leur vitesse d’affranchissement peut atteindre les 3 900 plis par heure en cas de nécessité.

Les MAi sont équipés de plateau intégré avec une capacité de pesage allant jusqu’à 5 kg. Ces machines d’affranchissement de courrier utilisent aussi un plateau externe qui sert à peser des colis atteignant 35 kg.

Comme autre option, ces machines peuvent mémoriser les tarifs majoritairement appliqués et faciliter, par exemple, le traitement des envois à l’international. À cela s’ajoute un dispositif intégré pour le collage automatique des enveloppes, un matériel pratique pour les mailings et la facturation.

Le pMAc (petite Machine à Affranchir Connectée)

Estimation de prix
Entre 40 et 50 euros HT par mois
Le prix de location d’un pMAc se situe entre 40 et 50 euros HT par mois.

Les petites machines à affranchir connectées sont conseillées pour les structures prenant en charge des volumes d’envois moyens compris entre 30 et 200 courriers par jour.

Pour les entreprises de taille plus importante, les pMAc offrent la possibilité de créer plusieurs comptes de gestion. Cela constitue un moyen de mémoriser les dépenses précises de chaque service pour établir la facture totale à chaque fin de mois.

Le tpMAc (très petite Machine à Affranchir connectée)

Estimation de prix
Environ 25 euros HT par mois
Le prix de location des tpMAc est estimé à 25 euros HT par mois environ.

Les très petites Machines à Affranchir connectées sont généralement utilisées par les entreprises présentant un volume d’envois inférieur à 30 courriers par jour.

Ces machines peuvent être utilisées par de très petites structures. Ces modèles ont déjà une grande capacité d’affranchissement pouvant atteindre 20 plis par minute.

Quels sont les tarifs d’affranchissement pour une affranchisseuse ?

Estimation de prix
Entre 0,80 et 1,60 euros HT par mois
Le prix de l’affranchissement avec une machine à timbrer se situe entre 0,80 et 1,60 euros HT par mois. Le coût de la prestation dépend du type et du poids des courriers, par exemple :
  • Le tarif d’affranchissement avec une lettre Verte pesant jusqu’à 20 g est près de 0,80 € par mois.
  • Le tarif d’affranchissement avec une lettre Prioritaire pesant jusqu’à 20 g avoisine les 0,99 € par mois.
  • Le tarif d’affranchissement avec une lettre Verte pesant entre 20 et 50 g est environ 1,32 € par mois.
  • Le tarif d’affranchissement avec une lettre Prioritaire pesant entre 20 et 50 g tourne autour de 1,60 € par mois.
Pour information, les machines à affranchir des entreprises professionnelles sont directement reliées au serveur de La Poste.

Les tarifs d’affranchissement pour une machine à timbrer le courrier sont calculés selon les prix indiqués dans les conditions générales de vente de La Poste. La facture délivrée contient les éléments, tels que :
  • La consommation totale en affranchissement durant le mois précédent
  • Les frais de gestion par mois en fonction de l’utilisateur avec possibilité de remise pour les clients ayant un volume d’envois conséquent
  • Les frais de mises sous scellés de l’affranchisseuse et les frais de levées de scellés en cas de litige (fixés à environ 34 euros dans les deux situations)
  • Les éventuels frais de collecte (établis à 17 euros environ)
  • Les éventuels frais de la redevance Postale
  • Les éventuels frais de location d’espace en cas de personnalisation d’enveloppes avec flamme publicitaire apposée, à proximité de l’empreinte.

Comment se loue une machine à affranchir ?

L’affranchisseuse est proposée à la location aux entreprises pour un contrat de 4 à 5 ans renouvelable tacitement. Concrètement, la location se fait auprès de concessionnaires homologués par la Commission d’Agrément des Machines à Affranchir ou CAMA.

Un arrêté ministériel conforme au Code des postes et télécommunications considère que la vente, ainsi que l’achat de machine à affranchir, sont considérés comme des infractions. Seuls quelques fabricants et prestataires sont également autorisés par La Poste à distribuer et à procéder à la maintenance de ces machines.

Les conditions du contrat de location

Pour louer une machine à timbrer, il faut souscrire à un contrat tripartite. Il s’agit ici d’un double contrat de location où chaque partie a l’obligation d’exécuter le contrat de location de bonne foi :
  • Un premier contrat concernant l’affranchissement en question, signé auprès de La Poste. Il incombe souvent un dépôt de garantie qui vaut normalement deux mois de consommation.
  • Un second contrat signé auprès du concessionnaire. Valide pendant 5 ans, ce contrat implique tout ce qui touche les services de location et de maintenance.

La procédure de résiliation du contrat

Les trois parties prenantes ont le droit de résilier le contrat de location d’affranchisseuse à tout moment. En revanche, la rupture du contrat exige la présence du distributeur agréé, de La Poste et de l’entreprise locatrice. La procédure s’enchaîne en trois parties :
  • Une lettre recommandée avec accusé de réception est envoyée au fournisseur de la machine, et ce, dans le respect des préavis établis en amont.
  • Un courrier en recommandé avec AR est ensuite expédié à La Poste. La lettre doit indiquer clairement la rupture, la date ainsi que le numéro du contrat d’affranchissement.
  • Tout le matériel doit être restitué dans les jours suivant la résiliation du contrat de location.

Comment choisir une machine à affranchir ?

Avant de choisir entre un MAi, un pMAc ou un tpMAc, plusieurs points doivent être étudiés. Ce sont :
  • Le volume d’affranchissement recherché (une trentaine de plis par jour avec une tpMAc, entre 30 et 200 plis par jour avec une pMAc et jusqu’à 1000 de courriers traités par jour avec un Mai).
  • Le poids du courrier ou du colis
  • Le type et la distance d’envoi nécessaire (au niveau local ou international)
  • Les besoins en équipements des entreprises, tels qu’une plieuse de courrier pour les envois de lettres massifs, un système de mise sous pli automatique pour les enveloppes ou autres.
  • Les fonctionnalités proposées.
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