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Appelés également Groupware, les outils collaboratifs rassemblent différents types de logiciels, applications et autres interfaces numériques permettant de travailler à plusieurs à distance. La plupart sont accessibles depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone avec une connexion internet. Ils améliorent la communication, l'organisation et le partage d’informations au sein de l'entreprise. 

Pourquoi utiliser des outils collaboratifs ?

Les outils de travail collaboratifs désignent un ensemble de solutions numériques permettant d’améliorer la collaboration au sein d’une entreprise. Les avantages qu’ils apportent sont nombreux : 
  • Ils renforcent la culture de partage entre les collaborateurs.
  • Ils contribuent à améliorer les méthodes de travail.
  • Ils améliorent la productivité.
  • Ils permettent de réduire les pertes de temps.
  • Ils rassemblent les collaborateurs dans un espace digital commun.
  • Ils permettent de gagner du temps dans la communication en interne, sans recourir aux nombreux échanges de mails.  

Quels sont les différents types d’outils collaboratifs ?

Les outils de stockage de fichiers

Ces outils sont développés pour permettre le stockage, le partage et la modification de fichiers liés au travail. Parmi les plus utilisés, on peut citer :
  • Google Drive : Créé par Google en 2012, il permet de stocker, de partager et d’éditer des fichiers textes. L’interface est extrêmement simplifiée pour permettre une navigation fluide. Il offre un emplacement de stockage gratuit de 15 Go. 
  • Dropbox : Similaire à Google Drive, celui-ci est également un service de stockage et de partage de fichiers. L’édition des fichiers se fait via Dropbox Paper. La formule gratuite permet de bénéficier d’une capacité de stockage initiale de 2 Go qui peut augmenter de 500 Mo à chaque parrainage. La limite de stockage est de 18 Go.
Outil collaboratif Google drive

Les outils de visioconférence

Ces outils de visioconférence sont nécessaires et pratiques pour réaliser des réunions à distance ou pour visualiser une présentation à plusieurs. Ils constituent un atout incontestable pour les personnes en télétravail. Les applications et logiciels dédiés sont, pour la plupart, déjà fournis avec le matériel (ordinateur, webcam, etc.). Les plus utilisés sont :
  • Skype : C'est le logiciel de visioconférence le plus connu. Il permet de communiquer par l’intermédiaire d’une webcam et d’un microphone. Ces dernières années, ses fonctionnalités se sont élargies permettant, par exemple, de diviser l’écran pour se voir et à la fois présenter un fichier PowerPoint. Les discussions de groupe peuvent intégrer jusqu’à 10 personnes.  
  • Google Hangouts : Ce logiciel permet de réaliser des réunions virtuelles en mode visioconférence. Les participants peuvent se joindre à la discussion par téléphone en audioconférence, grâce au service Google Voice. Il peut être synchronisé avec Google Drive.
  • Rainbow Alcatel : Développé par Alcatel-Lucent, cet outil est dédié uniquement aux employés d’une entreprise. Il permet de collaborer de manière instantanée sur PC ou smartphone, ceci en discutant par texte, par voix ou par vidéo depuis n’importe où. Les utilisateurs ont la possibilité de partager leurs écrans ou d'échanger des documents au sein d’un environnement collaboratif online.
visioconference outil collaboratif

Les outils de gestion de projet

Pour assurer le suivi et la continuité des projets, il est essentiel d’utiliser un outil de gestion de projet. Pour être efficace, ce dernier doit permettre :
  • La planification et la gestion d’une ou de plusieurs tâches
  • La gestion du portefeuille
  • La gestion du temps
  • La vérification et l’édition du planning
  • La possibilité de travailler en mode collaboratif
Parmi les solutions les plus connues, vous pouvez choisir :
  • Trello : C'est un outil de gestion de projet qui se présente comme un tableau de bord, de type Kanban. Les tâches sont réparties sous forme de cartes dans des colonnes et sont assignées à un ou plusieurs membres de l’équipe responsable du projet.   
  • Jira : Il s'agit d'un outil de gestion de projet utilisant la méthode agile. Il est doté d’une interface facile à comprendre qui permet d’organiser efficacement les projets. Il propose différents types de tableau (tableau Scrum, Kanban, etc.) pour permettre de surveiller et de gérer efficacement la productivité et l'avancement des tâches au fil du temps.  
Trello outils gestion projet

Les outils de gestion d’agenda

L’agenda en papier est pratique et peut être utilisé partout, cependant, il ne permet pas le partage d’informations avec les collègues de travail. Par contre, l’agenda numérique est un outil collaboratif intéressant. Les données qui y sont intégrées peuvent être partagées et modifiées en tout temps. De plus, il intègre plusieurs fonctions (alarme, rappel des rendez-vous et des tâches, affichage des notifications, etc.). L'outil agenda le plus utilisé est Google Agenda. C’est l’outil agenda le plus populaire sur le net. Totalement gratuit, il permet de partager des événements et de les partager sur un site web. Il peut être utilisé partout depuis n’importe quel navigateur. Son atout réside dans sa possibilité de synchronisation avec tout type d’agenda disponible sur Smartphone.
Outils de travail  collaboratifs agenda
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Comment choisir un outil collaboratif efficace ?

La mise en place de solutions collaboratives est devenue un atout majeur pour les entreprises. Voici quelques conseils qui aideront au choix :

Un choix d’équipe

Étant donné que l’outil servira à tous les membres de votre équipe au sein de votre entreprise, il est normal que les futurs utilisateurs émettent leurs opinions sur les fonctionnalités que doit intégrer le logiciel. 

Un outil sécurisé

L’utilisation de logiciels non protégés expose une entreprise aux violations de données. Il est donc plus qu’indispensable d’investir dans un logiciel bien sécurisé. Privilégiez les plateformes qui proposent différentes options telles que :
  • Le chiffrement des données : il consiste à coder les données afin qu’elles soient illisibles aux personnes non autorisées.
  • L’authentification multifacteurs : c’est un système de sécurisation qui fait appel à plusieurs processus d’identification en utilisant plusieurs informations avant de permettre l’accès au logiciel.
  • La possibilité du changement d’accès en cas de changement au sein de l’équipe : cette option permet de modifier rapidement les informations d’accès suite au départ d'un membre de l’équipe pour cause de licenciement ou de démission.

Une compatibilité avec les autres outils

Avant d’adopter un outil collaboratif en particulier, veillez à ce qu’il soit compatible avec les autres outils numériques que vous utilisez déjà au sein de votre entreprise. Il est également important de s’assurer que le nouveau logiciel s’accorde bien avec le matériel que vous utilisez (ordinateur, tablette, etc.).

Un test préalable

Beaucoup d’outils collaboratifs peuvent être testés durant une période d’essai gratuite. Cela permet de découvrir si les fonctionnalités conviennent ou non à vos attentes.  

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Allan MOUANI
Guide écrit par :
Allan MOUANI
Spécialiste IT chez Hellopro
Issu d'une formation de technicien réseau, j'ai gravi les échelons dans une SS2i. Aujourd'hui journaliste pour un célèbre site d'actualité IT, je conseille la communauté Hellopro sur l'équipement réseau et le matériel informatique.